Bill Gates zei ooit: heb ik een moeilijke klus, dan laat ik die door een lui persoon doen. Een lui persoon zal namelijk altijd een makkelijke manier vinden om de klus te klaren.
Zelf ben ik alles behalve lui. Ik ging er prat op dat ik niet de beroerdste was om nachten door te werken en vrije tijd op te geven om een nieuwe klant binnen te halen. Toch bleef de groei van mijn onderneming Ripplestarters uit, tot ik doorkreeg dat ik meer voor elkaar kon krijgen door minder te doen.
Kopjes koffie
Dit bewustzijn ontstond toen ik begon met de registratie en analyse van onze tijd. Ik kwam erachter dat 40 procent van die tijd verloren ging aan de welbekende kopjes koffie, die ik onder sales boekte. Nu – eerlijk terugkijkend – waren we eigenlijk niet met sales bezig. We waren gratis advies aan het geven in de hoop daar nieuwe klanten mee te krijgen.
Ik heb ons salesproces daarom efficiënter ingericht. Grenzen gesteld aan het aantal uur dat we in ieder salestraject steken en kritisch gekeken naar iedere activiteit in dat proces. Ik stelde mezelf de vraag: gaat het niet of anders uitvoeren van deze activiteit de conversie verlagen? En als dat het geval is, hoe erg is dat dan?
Eindelijk groei
Het doorvoeren van deze veranderingen koste tijd en energie. Mijn team moest wennen en om eerlijk te zijn ikzelf ook. Maar het resultaat was verbluffend. We worstelden al een tijdje met het maken van de sprong van ‘servet naar tafellaken’.
Dankzij de nieuwe inzichten en aanpassingen kregen we letterlijk 25 procent méér tijd in de week om te werken aan projecten die op de korte én langere termijn geld in het laatje brachten. Die extra marge gaf ons de ruimte om in een jaar tijd te groeien van drie naar acht medewerkers.
Tijdsregistratie heb ik altijd een waste of time gevonden. Nu raad ik het iedereen aan, van consultants tot schaalbare techbedrijven. Je zult merken dat de financiële resultaten in no time drastisch vooruit gaan. En belangrijker nog: je dagen worden een stuk leuker. Je doet namelijk alleen nog maar de dingen die er echt toe doen.
Wil je ook efficiënter gaan werken? Deze stappen kunnen je daarbij helpen:
1. Zoek de juiste registratie-tool
Ga niet meer in Excel-lijstjes zitten maken. Het is 2016! Wij maken bij Ripplestarters gebruik van Timely en zijn daar erg blij mee. Toggl en RescueTime zijn ook tools waar ik goede reviews over gelezen heb.
2. Maak budgetten
Hoeveel van je tijd wil je besteden aan dingen die geld opleveren, hoeveel aan het runnen van je bedrijf, hoeveel aan marketing en hoeveel aan sales? Hang er budgetten aan.
3. Houd het leuk
Probeer niet alles te registreren. Het moet namelijk wel een doel blijven dienen. Wanneer je 30 tot 35 uur van je week hebt vastgelegd ben je al heel goed bezig. Voordat je het weet, is de registratie van je tijd een tweede natuur geworden.
4. Analyseer
Na een maand registreren kun je de balans al opmaken. Ben je binnen budget gebleven? Waar ga je over budget? En hoe komt het?
5. Verbeter
Wees creatief en kijk naar manieren hoe je de processen anders kunt inrichten waardoor je wél binnen je tijdsbudgetten blijft. Hang een prijs aan je eigen uren en maak de afweging of je sommige zaken misschien beter kunt uitbesteden. Wellicht maak je zelfs de keuze om bepaalde dingen helemaal niet meer te doen, omdat ze simpelweg te weinig opleveren.
