We kunnen het woord crisis inmiddels niet meer horen. Toch valt niet te ontkennen dat het ons economisch niet voor de wind gaat. Met dit overzicht van besparingstips overleeft u de crisis.
Bezuinigen is in alle bedrijven een issue, bij de een wat extremer dan bij de ander. Neem Ryanair. Die verbindt er zelfs een prijsvraag aan, nadat consumenten afkeurend reageerden op de plannen om tijdens de vliegreis geld te vragen voor het toilet. Het zal u niet verbazen dat MT de afgelopen tijd veel heeft geschreven over het besparen op kleine of grote kostenposten. Gebruik deze checklist om te zien of u nog besparingen over het hoofd heeft gezien.
ADMINISTRATIE
1. Verbeter uw correspondentie
– Zo'n 4,5 miljoen mensen ontvangen elke maand een draak van een brief, e-mail of brochure, zo bleek eerder uit onderzoek van communicatiebureau Leene.txt. Organisaties jagen zichzelf op kosten, omdat mensen opheldering vragen bij de kostbare klantenservice. Dat zorgt bovendien voor ontevreden klanten. Tips:
– Schrijf precies op wat de ontvanger moet doen;
– Schrijven is schrappen. Te veel informatie zorgt voor ruis;
– Zorg voor consistente informatie via verschillende kanalen.
– Maak waar mogelijk gebruik van e-mail. Zo bespaart u op papier en frankering.
– Voorkom foute facturen, want ook daardoor verliest het bedrijfsleven onnodig veel geld. "Door een strak beleid voorkom je dat debiteuren later of helemaal niet meer betalen", meldde Michelle van der Stok, Hoofd Client Services bij IFN Finance ons. Daarom:
– Sluit de factuur niet bij de levering bij: deze wordt meestal weggegooid;
– Vergeet niet het referentie- of ordernummer en juiste gegevens contactpersoon te vermelden;
– Denk bij internationale contacten aan een goede vertaling en het IBAN-nummer;
– Verwijs naar algemene leverings- en betalingsvoorwaarden;
– Controleer achteraf of alles wel betaald is en of de opgegeven korting wel klopt;
– Factureer elektronisch, dat scheelt een hoop geld.
2. Doe aan nacalculatie
Nog meer goed nieuws voor de mierenneukers onder ons: uit nacalculatie valt winst te behalen. Vooraf bepaalt u hoeveel tijd, werknemers en middelen u voor een bepaald project wilt inzetten. Als u achteraf evalueert in hoeverre dat overeenkomt of afwijkt, kunt u daar bij het volgende project beter op anticiperen, zo stelde Ydo organisatieadviseurs tegenover MT.
3. ICT-besparingen
– Uw ict-budget kan omlaag met een goedkoper alternatief voor het dure MS Office.
Download gratis OpenOffice.org of het 'zakelijke tweelingbroertje' Star Office (waar u wel voor betaalt in ruil voor service). Of betaal een stuk minder voor het oude vertrouwde WordPerfect. Voor de modernere managers zijn er gratis online kantoorapplicaties, zoals Google Apps Standard Edition.
– Het is nu niet de tijd voor een nieuwe website. Veel goedkoper – en minstens zo effectief – is uw bestaande website verbeteren aan de hand van vier simpele tips van eFocus: maak gebruik van goede analytics software (google) en stel deze goed in. Analyseer de data en vraag uw bezoekers om hun mening. Zo verbetert u geen onnodige zaken.
4. Pennen, prittstiften en andere pietluttige posten
Wie wil zich daar nu in verdiepen? Toch verliezen alleen de AEX-bedrijven aan dergelijke ‘vergeten' kostenposten samen 12,5 miljard euro per jaar. Dus:
– Vervang dure merken door merkloze artikelen. Wat maakt het uit of het A-merk nietjes zijn?
– Print dubbelzijdig, alleen indien nodig en niet met de dure kleurenprinter;
– Maak een prijsvergelijking van zaken die u uitbesteedt, zoals schoonmaak- of koeriersdiensten. Houd een inkoopboekje bij, zodat u de prijzen altijd bij de hand heeft;
– Laat vervelende verkopers eens uitpraten. Misschien hebben ze wel een nuttige aanbieding voor u;
– Als u de goedkoopste leverancier heeft gevonden, plaats dan minder vaak kleine bestellingen. Zo bespaart u op verzendkosten en uw interne factuurstroom.
EXTRA'S
1. Bespaar op uw leaseauto's
De leaseauto blijft een gevoelig onderwerp. Toch kan het bedrijfsleven hierop tot 2013 zo'n tweehonderd miljoen euro besparen. Hier vindt u besparingstips van Business Lease en ALD Automotive:
– Kies een tweedehands leaseauto, een zuinige en/of een kleinere auto;
– Verleng uw contract i.p.v. een nieuw contract af te sluiten. Dat scheelt aan afschrijving;
– Sluit een flexibel leasecontract af. Zo voorkomt u beeindigingskosten;
– Bespaar brandstof door goed rijgedrag te belonen of te denken aan kilometerefficiëntie: klanten overdragen aan een collega die dichterbij werkt of woont;
– Begrensde tankpas. "Je kunt met één druk op de knop duurdere brandstoffen of duurdere tankstations langs de snelweg uitsluiten. Vergoed bijvoorbeeld smeermiddelen niet meer;
– Stal de leaseauto tijdelijk, als u ‘m niet gebruikt. "Dan betaal je de helft van de kosten."
2. Bezuinigen op zakenreizen, diners en vergaderingen
– Zakenreizen zijn momenteel volgens Towers Perrin de nummer één besparingspost. Dat is sowieso een goed idee, aangezien managers zo'n 45 procent van hun kostbare tijd besteden aan wachten;
– Wat dacht u van voortaan binnenshuis vergaderen? Dat scheelt huur- en reiskosten. Grote bedrijven als Heineken en Philips doen dit al. Denk ook eens aan videoconferencing.
3. Weg met dure schilderijen
Grote bedrijven en banken – traditioneel belangrijke afnemers van kunst – bezuinigen fors op de aankoop van kunst in 2009.
PERSONEEL
1. Deze maatregelen kwamen we al veelvuldig tegen:
– Ontslagen
– Werktijdverkorting
– Personeelsstop
– Verplicht vakantie laten opnemen (Hewlett-Packard en Dell);
– Salarisbudget verlagen (voor nieuwe en/of bestaande werknemers);
– Minder of geen geld voor trainingen en opleidingen
– Geen of sobere feesten voor uw personeel
2. Stagiairs inhuren
Stel: u heeft een personeelsstop, maar veel te weinig mankracht. Dan kunt u in plaats van een nieuwe (dure) kracht kiezen voor een goedkope stagiair.
3. Ziekteverzuim en reiskosten verlagen
– Zieke werknemers kosten geld. U kunt ze aansporen gezonder te leven, door de lift af te sluiten, gezond eten goedkoop aan te bieden in de kantine of ze vaker op de fiets te zetten. Fietsers in uw personeelsbestand verzuimen gemiddeld een dag minder per jaar.
– Wist u dat een langere reistijd sowieso zorgt voor een hoger ziekteverzuim? U kunt het rigoureus aanpakken, door de reiskostenvergoeding te schrappen en te hopen dat de forensen verhuizen. Maar u kunt uw talentvolle werknemers ook een handje helpen met een concept als TalentFund. Ze krijgen dankzij een eenmalige investering van u een hogere hypotheek. Het resultaat? Minder verzuim, minder reiskosten en een talent dat nog een tijdje bij u blijft.
4. Declaraties checken
Volgens verschillende onderzoeken steken uw lieftallige werknemers heel wat eurootjes onterecht in eigen zak. Daarom:
– Stel duidelijke regels op over wat wel en niet gedeclareerd mag worden;
– Wees duidelijk over hoe declaraties moeten worden aangeleverd;
– Verplicht kort na gedane uitgaven te declareren, in plaats van een jaar later;
– Controleer direct: u bent scherper als u één declaratie controleert dan tien achter elkaar;
– Blijf duidelijk dat onjuist declareren niet wordt getolereerd.
5. Ideeënbus
Last but not least: luister naar uw werknemers als het gaat om bezuinigen. Herstel de ideeënbus in ere, eventueel anoniem. Werknemers weten als geen ander waar verspilling plaatsvindt. Zo krijgt u bovendien meer draagvlak voor de besparingen.
Heeft u andere en/of betere besparingstips? Schrijf ze hieronder in een reactie, zodat we een nog completer overzicht kunnen maken.
