De Nederlandse markt voor ict-dienstverleners heeft de grootste moeite om te herstellen van de recessie van 2009. Bedrijven vissen momenteel allemaal naar die ene klant. Tekenend is het negatieve marktsignaal dat Logica vorige week afgaf. Als je dus overweegt je ict uit te besteden is het nu een goed moment om te shoppen. Deze tips helpen je bij het inkopen van ict-outsourcing.
1. Streef naar een resultaatverplichting
Bij outsourcing van je ict gaat een leverancier een resultaatverplichting met je aan om taken op het gebied van hosting, beheer, helpdesk en management voor je uit te voeren. Lees je van te voren goed in, het is complexe materie. De accountmanager met wie je zaken doet zal proberen zijn kennisvoorsprong uit te buiten door van die resultaatverplichting zoveel mogelijk een inspanningsverplichting (van jouw zijde) te maken. Voorkom dat je in een situatie terecht komt waarin je leverancier uiteindelijk jou op het matje roept.
2. Tuig een projectorganisatie op
Richt een projectorganisatie in die de outsourcing voorbereidt. Maak daar een aantal werknemers fulltime voor vrij. Wees duidelijk in de hiërarchie, taken en bevoegdheden en geef het projectteam een helder geformuleerde opdracht mee. Je kunt ook een ervaren adviseur inhuren die je erbij helpt.
3. Juiste moment werknemers inlichten
De aankondiging van een uitbesteding zal onrust bij je werknemers veroorzaken. Is mijn baan nog wel veilig? Werk een plan daarom eerst in stilte uit met je hrm-medewerkers. Ligt er een gedetailleerde en zorgvuldige aanpak, treedt dan naar buiten met volledige informatie. Wees eerlijk, zeker als er medewerkers uit je organisatie overgaan naar die van de leverancier.
4. Professionele regieorganisatie
Zet zware mensen in om contractonderhandeling te voeren en te managen. Je doel: een zo goed mogelijk partnerschap realiseren. Iemand moet instaat zijn om net zolang te trekken en duwen bij je leverancier totdat dat is bereikt. Plan van te voren strategisch, tactisch en operationeel overleg in. Maak rapportages van de belangrijkste prestatie-indicatoren en bespreek ze met de toeleverancier.
5. Verzin een exit
Er kan veel fout gaan met externe ict-dienstverlening. Het is belangrijk om een escalatieprocedure in te bouwen. Het komt nog al eens voor dat een contract voortijdig wordt ontbonden. Leg daarom bij het aangaan van een contract vast wat er in dat geval moet gebeuren. Wat zijn de procedures en welke informatie moet de dienstverlener jou leveren zodat je succesvol een nieuwe outsourcing (of insourcing) kunt starten?
6. Strategie nooit uitbesteden
Het is niet verstandig om ook je ict-strategie uit te besteden. Je hierin laten adviseren kan geen kwaad, mits je voor een andere partij kiest dan die waaraan je de ict-werkzaamheden uitbesteedt. Zo voorkom je belangenconflicten.
7. Vermijd all-in prijzen
Een prijs voor alles, is minder aantrekkelijk dan het lijkt. Voor de budgethouders is het veel beter om de prijzen te weten van de verschillende ict-diensten. Je kunt dan makkelijker sturen op het gebruik ervan en besparen op afzonderlijke diensten. Ook voorkom je dat efficiencyvoordelen stiekem in de zak van je leverancier verdwijnen.
8. Bonusmalus
Je gaat een langdurige relatie aan met je ict-dienstverlener. Maak heldere afspraken over wie er in de technologie en mensen investeert en wie de opbrengsten van die investeringen krijgt. Stimuleer de werknemers van je leverancier om zich voor jou in te zetten. Doet een leverancier het beter dan verwacht, zorg dan dat medewerkers een bonus krijgen. Leg dit in het contract vast. Presteert je leverancier minder dan verwacht, hanteer een malussysteem dat niet direct alle motivatie wegneemt bij de medewerkers.
De tips zijn gebaseerd op het boek Vallen en opstaan, de do’s en don’ts uit de inkooppraktijk van Wim Nieland, Business Line Manager bij DPA Supply Chain en voorzitter van de Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement (NEVI Noord-Holland/Utrecht).
