Als bijvoorbeeld een werknemer precies díe week vakantie wil, kun je zelden tegensputteren. Of als een werknemer besluit om deeltijd te gaan werken kun je wettelijk amper weigeren.
Vakantiedagen
Het belangrijkste wat je moet onthouden: je medewerkers hebben in één jaar recht op vier keer de afgesproken arbeidsduur per week. Dat zijn de wettelijk verplichte vakantiedagen. Je mag gerust meer vakantiedagen uitbetalen, al geef je ze acht keer hun arbeidsduur per week vrij. Dat zijn de bovenwettelijke vakantiedagen.
Dus: wettelijk heeft een werknemer die veertig uur per week werkt, recht op 4 X 40 = 160 uur vakantie-uren per jaar (4 weken oftewel 20 dagen dus). En iemand die 20 uur werkt 4 X 20 = 80 uur (ook 4 weken oftewel 10 dagen dus). Geef je niet dit minimale aantal aan vakantiedagen (en dat doen de meeste werkgevers niet, personeel is niet zo blij met zo weinig vakantiedagen) dan geldt ook dat je dit moet verrekenen bij de deeltijders. Krijgt een fulltimer 26 dagen vakantie, dan krijgt een parttimer naar ratio daarvan vakantiedagen.
Afstemmen en afkeuren
Stel je personeel in staat om hun wettelijke minimumaantal vakantiedagen te gebruiken en probeer ook hun wensen bij overige (bovenwettelijke) dagen in te willigen. Het tijdstip is een kwestie van goed overleg. Reageer altijd binnen 2 weken op het verzoek! In principe is de werknemer koning bij het vaststellen van z’n dagen. Je mag een vakantieverzoek van je werknemer afwijzen als de bedrijfsvoering hierdoor ernstig verstoord wordt. Maak de redenen schriftelijk en binnen 2 weken aan je werknemer bekend. Stel hem eventueel schadeloos (annuleringskosten).
Een vakantiedag vervalt 5 jaar na afloop van het kalenderjaar waarin hij wordt verstrekt. Dus een vakantiedag uit januari 2001 vervalt na december 2006, ongeacht de afspraken in een arbeidsovereenkomst of CAO. Controleer de verjaringsdata, want een stuwmeer aan vakantiedagen heeft zo zijn risico’s:
- onvoldoende rust voor je werknemers;
- een plotselinge langdurige vakantieperiode van (onmisbare) werknemers.
Ziekte op vakantie
Hoe werkt het als een werknemer ziek, zwak en misselijk wordt op vakantie? Dan moet hij zich gewoon ziekmelden. En alleen dán gelden z’n ziektedagen niet als vakantiedagen.
Niet opkrijgen
Stel dat je werknemer die zogenoemde bovenwettelijke dagen met geen mogelijkheid op krijgt, dan kun je ze als werkgever van hem terugkopen. Leg afspraken hierover dan wel vast in de arbeidsovereenkomst! Let ook op de volgende zaken bij vakantie:
Valt je bedrijf onder een CAO, dan bepaalt die vaak hoeveel verlofdagen een werknemer geniet, en wat er met de bovenwettelijke dagen mag gebeuren.
Een zieke werknemer bouwt alleen vakantiedagen op over het halve jaar dat voorafgaat aan zijn ziekte. Als een van je medewerkers recht heeft op 24 vakantiedagen per jaar en hij is gedurende een jaar ziek, dan keer je hem dus 12 dagen uit over deze periode.
Een werknemer die gedeeltelijk arbeidsongeschikt is, bouwt vakantiedagen op over de gewerkte uren en níet over de uren waarop hij vanwege zijn ziekte niet heeft kunnen werken. Die wordt dus behandeld als een parttimer. Het is echter niet zo fraai dat iemand die wel arbeidstherapeutisch aan de slag gaat minder recht heeft op vakantie dan een werknemer die thuis blijft! Het zij zo.
Werkneemsters die met zwangerschaps- of bevallingsverlof gaan, bouwen volgens de normale procedure vakantierechten op.
Je mag de vakantieregeling van je bedrijf wijzigen, maar dan alleen met instemming van de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging. De wijziging mag overigens meestal alleen een verbetering zijn voor de werknemer.
Houd er rekening mee dat je werknemer zijn vakantiedagen mag opnemen in uren. Het aantal dagen dat hij op deze manier mag nuttigen, is het restant van de dagen na aftrek van 2 weken. Dus bij 24 vakantiedagen gaat dat om 14 dagen.
Nieuw aangenomen personeel kan nog vakantiedagen open hebben staan van de vorige werkgever. Vraag dit dus na en tref eventueel (schriftelijk) een regeling met de nieuwe medewerker. Je bent nog net niet verplicht hem over deze periode loon uit te keren.
Einde arbeidsovereenkomst
Een werknemer die je bedrijf verlaat met een positief saldo aan vakantiedagen, keer je het loon uit over deze dagen. Doe dat op de dag waarop het dienstverband eindigt. Niet vergeten: je moet ook 8% vakantiebijslag over deze niet opgenomen dagen uitbetalen.
Verlof
Vakantie is eigenlijk ook gewoon verlof, maar hier hebben we het over bijzonder verlof: wat te doen bij een werknemer die niet kan komen omdat zijn huis in brand heeft gestaan of iemand die een kind wil adopteren? We zetten alles op een rij
Zwangerschap
Bij het verlof van een dame die zwanger is, wordt het loon doorbetaald. Niet door jou, maar door het UWV. De uitkering is meestal gelijk aan het gemiddelde loon in de vier weken voor het verlof.
Inclusief het bevallingsverlof is er recht op tenminste zestien aaneengesloten vrije werkweken. De zwangere werkneemster kan het verlof ergens tussen zes en vier weken voor de uitrekendatum laten ingaan, mits zij uiterlijk vier weken vóór het verlof deze datum laat weten via een verklaring van verloskundige of arts. Ook als de baby langer op zich laat wachten, is er tenminste tien weken bevallingsverlof.
Bevalling van de partner
Gaat de vrouw van een werknemer bevallen, dan heeft deze werknemer wettelijk recht op drie dagen doorbetaald kraamverlof binnen vier maanden na de bevalling of na het ontslag uit het ziekenhuis. De moeder moet wel zijn wettige echtgenote of geregistreerde partner zijn. Het kraamverlof is ook van toepassing als er sprake is van duurzaam samenwonen of van wettige erkenning van het vaderschap.
Omdat deze wettelijke regeling zeer summier is, is vaak een week of zelfs twee weken voor vaders afgesproken. Als je veel dertigers in je bedrijf nodig hebt, is dit een aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde! Behalve dat je werknemer en kersverse vader er blij mee is, is het ook slim omdat hij anders veel vakantiedagen zal opmaken voor een tijd waarbij hij niet echt uitrust… Je voorkomt met een ruimer kraamverlof dat een werknemer snel opbrandt.
Adoptie en pleegzorg
Iemand die een kind adopteert of langdurig in zijn gezin opneemt voor pleegzorg, heeft recht op maximaal vier aaneengesloten weken verlof. Dit moet dan wel liggen tussen twee weken vóór de adoptie of de opname in het gezin en achttien weken daarna. De uitkering is dezelfde als bij bevalling en komt dus niet voor rekening van de werkgever.
Ouderschap
Ook een weer werkende ouder heeft vaak behoefte aan extra verlof. Werknemers die minimaal een jaar in dienst zijn en één of meer kinderen onder de acht jaar hebben, hebben per kind daarvoor in totaal 26 weken. Omdat het betaalde werk voor hooguit de helft van het aantal contractuele uren mag verminderen, kan het verlof worden uitgesmeerd over tenminste een half jaar. Het is meestal onbetaald verlof. Tenzij de werknemer het ouderschapsverlof financiert uit het tegoed op zijn spaarloonrekening (maximaal 50%) of uit de levensloopregeling. Meer informatie over ouderschapsverlof biedt het ministerie van Sociale Zaken.
Calamiteiten
Als het huis van je werknemer in brand staat, hoeft hij vanzelfsprekend niet te komen werken. Maar een calamiteit kan ook het overlijden van een familielid zijn of het springen van de waterleiding. Hoever het begrip reikt, blijkt niet uit de wet. Het loon wordt doorbetaald tenzij de cao anders bepaalt. De duur van het calamiteitenverlof hangt af van de bijzondere omstandigheden. Alleen met instemming van de werknemer mag genoten verlof achteraf in mindering worden gebracht op het vakantietegoed, mits dit meer is dan het wettelijk minimum: voor een voltijder twintig dagen per jaar. Van dat laatste mag ook weer per cao worden afgeweken.
Zorgtaken
Dan zijn er nog aparte regelingen voor verlof bij ziekte van een partner, een thuiswonend ziek kind of een zieke ouder. De werknemer moet dan wel de enige zijn die de zieke kan verzorgen.
Per jaar mag hij twee keer zijn contractuele arbeidsduur per week gespreid opnemen. Het loon wordt voor tenminste 70% doorbetaald, maar niet minder dan het wettelijke minimumloon. Bij aanvraag van dit kortdurend zorgverlof mag de werkgever het met een beroep op het bedrijfsbelang weigeren. Daarvoor zal hij zwaarwegende argumenten moeten aandragen.
Daarnaast bestaat er nog een langdurig zorgverlof. Dat geldt alleen voor levensbedreigende ziektes van partner, kind of ouder. Binnen een bestek van achttien weken mag de werknemer maximaal zes maal de wekelijkse arbeidsduur daaraan besteden. Spreiding van het zorgverlof gaat in overleg met de werkgever en de aanvraag moet twee weken voor de ingangsdatum worden gedaan. De werkgever mag weer weigeren op zwaarwegende bedrijfsbelangen. Dit langdurig zorgverlof is onbetaald tenzij de werknemer zijn levensloopregeling ervoor inzet.
Optie: onbetaald verlof
Het is goed niet te gierig te zijn met onbetaald verlof: je bespaart loonkosten en het levert zeer tevreden werknemers op. Maar in tegenstelling tot wat veel werknemers denken, bestaat er geen recht op onbetaald verlof. Je kunt zo’n aanvraag zonder meer weigeren op grond van het bedrijfsbelang, dat hoeft niet zwaarwegend te zijn. Oók als het gaat om inzet van gespaarde middelen van de spaarloon- of levensloopregelingen. Vandaar dat het zo belangrijk is dat er door de werkgever algemeen geldende regels worden opgesteld die worden toegepast bij een aanvraag tot het benutten van de middelen uit de levensloopregeling.
Deeltijdwerk
Nederlanders zijn kampioen deeltijdwerk. En veel werkgevers vinden dat prima: als ze een functie hebben voor drie dagen in de week (dan moet het werk makkelijk gedaan kunnen worden) dan is het geen probleem iemand voor drie dagen te vinden.
Wat grimmiger wordt het als een werknemer na verloop van tijd aangeeft dat hij de overeengekomen arbeidsduur graag zou willen wijzigen. Een fulltimer die graag parttime wil gaan werken of omgekeerd. Vooral bij vrouwen die net een kind hebben gekregen komt het vaak voor dat zij minder uren willen gaan werken. Maar ook vaak zijn mannen het zat om alleen de twee dagen van het weekend te hebben voor hun gezin of hobby’s. Hoe dan ook, een werknemer die een ander aantal uren per week wil werken kan een beroep doen op de Wet aanpassing arbeidsduur (WAA).
Voorwaarde is wel dat de werknemer een jaar of langer in dienst is en hij in een onderneming werkt waar tien of meer werknemers werkzaam zijn! Bovendien kan de werknemer maar eens per twee jaar een beroep op de WAA doen.
Een werknemer moet zijn verzoek om aanpassing van de arbeidsduur minimaal vier maanden voor de ingangsdatum bij je indienen. In zijn verzoek moet hij aangeven:
wanneer hij de aanpassing zou willen laten ingaan;
de omvang van de verzochte arbeidsduur aanpassing;
de spreiding van de na de aanpassing te werken uren over de week.
Na overleg met de werknemer moet je uiterlijk een maand voor het beoogde ingangstijdstip schriftelijk en gemotiveerd op zijn verzoek reageren. Als je dit niet of te laat doet, wordt de arbeidsduur aangepast zoals door de werknemer is verzocht.
Je kunt een beroep op de WAA alleen weigeren als zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen zich daartegen zouden verzetten. Wat dat dan inhoudt? In de wet wordt hier nader op in gegaan (artikel 2 WAA):
Bij een vermindering van de arbeidsduur is in elk geval sprake van een zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang, als die vermindering leidt tot ernstige problemen:
- voor de bedrijfsvoering bij de herbezetting van de vrijgekomen uren;
- op het gebied van de veiligheid, of
- van roostertechnische aard.
Bij vermeerdering van de arbeidsduur is in elk geval sprake van een zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang, als die vermeerdering leidt tot ernstige problemen:
- van financiële of organisatorische aard;
- wegens het niet voorhanden zijn van voldoende werk, of
- omdat de vastgestelde formatieruimte of personeelsbegroting daartoe ontoereikend is.
Uit de praktijk blijkt dat een beroep op zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen bijna nooit slaagt. In vrijwel alle gevallen waarin de rechter uiteindelijk moest beoordelen of de werkgever een geldige reden had om een verzoek van een werknemer af te wijzen, werd geoordeeld dat dit niet het geval was.
Behalve de discussie over de vraag of een werknemer nu al dan niet minder kan gaan werken is er ook vaak verschil van mening over de vraag op welke uren de werknemer na de aanpassing zal gaan werken. Op dit punt hebt je bij een rechter meer kans van slagen.
Lees ook het boek “Verlof in 100 vragen”.
Meld je aan voor de nieuwsbrief van Sprout en ontvang een gratis hotelbon.
