Soms zijn er deelnemers die wel aan jouw training mee willen doen, maar ‘online’ veiliger vinden. En misschien zijn er mensen die inmiddels zo verknocht zijn aan hun thuiswerkplekje niet meer in de auto of trein willen stappen.
Kies dan het beste van twee werelden. Een meeting die tegelijkertijd op locatie én online plaatsvindt. Dat heet een hybride meeting en is het nieuwe paradepaardje van de meetingbranche.
Niets nieuws voor de eventindustrie
Hybride events bestaan natuurlijk al veel langer en daarbij is het de gewoonste zaak van de wereld om online en offline met elkaar te verbinden. Het begon ooit met het beschikbaar stellen van een live stream voor online deelnemers, maar inmiddels is online uitgegroeid tot een aparte doelgroep die een eigen aangepaste programmering krijgt.
Wat kunnen we daarvan leren voor een kleinschaliger hybride meeting? Wat kun je zelf en wanneer moet je hulp inschakelen?
Twee doelgroepen
Het belangrijkste is dat je je realiseert dat je niet één maar twee doelgroepen hebt. Een vergadering of training beleef je in een ruimte heel anders dan online. Je zult dus twee keer een programmering moeten maken en twee keer moeten nadenken hoe je de deelnemers bereikt en aangelijnd houdt. Natuurlijk mag er best overlap zijn, zolang je offline maar niet een-op-een kopieert naar online.
Ben je bijvoorbeeld gewend om in een brainstormsessie met veel post-its te werken, gebruik daar dan eens een digitale tool voor, zoals Miro of Mural. De online deelnemers kunnen dan gewoon meedoen. Of laat een live deelnemer samenwerken met een online deelnemer. Ook kun je de groep verdelen in subgroepen en ze vervolgens een eigen opdracht geven. Dit kunnen specifieke offline en specifieke online opdrachten zijn, allen met hun eigen meerwaarde. In de tussentijd ben jij als facilitator gewoon beschikbaar en na de opdracht breng je het allemaal weer samen.
Voor – tijdens – na
Bij elke meeting heb je drie fasen. De tijd voorafgaand aan de meeting waarin je mensen uitnodigt, de vergadering of training voorbereid, waarin je de techniek test en bijvoorbeeld materiaal of documenten klaarzet. Neem hier voldoende tijd voor als de hybride vorm nieuw voor je is.
Tijdens de hybride meeting moet alles gewoon werken en doe jij als dagvoorzitter, trainer of facilitator precies dat wat je moet doen, zoals kennis delen, mensen in beweging krijgen, nieuwe ideeën lanceren en er sowieso voor zorgen dat deelnemers gezien en gehoord worden.
Na de meeting is er ruimte voor opvolging. Denk aan zaken rechtzetten, dingen verduidelijken die niet helemaal helder waren, een vervolgmeeting afspreken of bijvoorbeeld de brainstormsessie die je gezamenlijk in de digitale tool hebt gemaakt fatsoeneren en naar de deelnemers sturen.
Werk met een host of moderator
Zeker als je zelf niet zo zeker bent over de techniek, zorg er dan voor dat je iemand hebt die jou helpt. Zowel voor de techniek zelf, maar ook om bijvoorbeeld de chatstream in de gaten te houden. Het is fijn als jij je alleen maar hoeft te concentreren op de content. Als mensen problemen hebben met inloggen of met hun geluid bijvoorbeeld, zou jij niet degene moeten zijn die hen helpt. Ook is het fijn als je de vragen die je gaat beantwoorden voorgeschoteld krijgt, zodat je niet afgeleid wordt door zaken die er op dat moment niet toe doen of dat je in het chatkanaal zelf op zoek moet gaan naar vragen.
Misschien nog belangrijker, is dat je de techniek van tevoren goed test. Dat is ook fijn voor de deelnemers die nog nooit een online meeting hebben bijgewoond of voor degenen die het gewoon wat lastig vinden.
Vijf tips
Dit zijn mijn vijf belangrijkste tips als je zelf binnenkort een hybride meeting of hybride training wilt geven:
- Bedenk dat je met twee verschillende doelgroepen te maken hebt. De mensen die bij jou in de zaal zitten en de mensen die vanuit huis meekijken. Beide moet je (op een andere manier) aandacht geven.
- Zorg ervoor dat je de techniek op orde hebt en test dit van tevoren. Vraag hulp hierbij als je niet weet hoe. Veel vergaderlocaties hebben inmiddels hele goede voorzieningen.
- Zorg voor iemand die jou aan de zijlijn helpt in de vorm van een social host of moderator. Dan kun jij je op de content richten en hoef je je niet meteen druk te maken om een chat die misschien volloopt of de vragen die tussendoor worden gesteld.
- Hybride meetings zijn voor veel mensen nog nieuw. Niemand weet precies wat goed werkt. Het is belangrijk om mensen aangelijnd te houden, richt je daarom vooral op de deelnemers. De techniek is maar een hulpmiddel.
- Denk eens verder dan wat iedereen al doet. Betrek er bijvoorbeeld mensen uit andere branches bij, wees creatief, experimenteer erop los en maak het vooral leuk!
