Handig financieel je bedrijf inrichten

Veel ondernemers willen hun bedrijf laten groeien, maar hebben vaak slechts een plan in grote lijnen in hun hoofd, ziet Annegien Blokpoel. “Ze sturen niet op cijfers, terwijl je veel beter beslissingen kunt nemen en monitoren als je je doelen concreet maakt.”

Dat komt voornamelijk door een gebrek aan kennis op het gebied van financiën en management, merkt Blokpoel bij de bedrijven waar ze mee werkt. Niet gek, gezien het aantal bedrijven dat gestart wordt door mensen zonder bedrijfskundige of bedrijfseconomische achtergrond. Gevolg is dat ondernemers vaak pas iets veranderen als ze pijn voelen, en dan kan het al te laat zijn. “Ik heb een klant gehad die dacht dat alles goed ging omdat hij een stijgende omzet had. Maar intussen waren zijn debiteuren ook enorm opgelopen en dat zag hij niet. Als je dan ook nog weinig geld op je rekening hebt staan omdat je aan het investeren bent, kan dat een probleem worden.”

1: Leer rekeningschema’s aflezen

Kern is dat je je cijfers moet leren inzien als je je bedrijf serieus wilt laten groeien, stelt Blokpoel. Je moet de belangrijkste balansposten in je rekeningschema kunnen aflezen, zodat je kunt zien hoe je het financieel doet: omzetgroei, kosten als percentage van je omzet, winst voor belasting en bruto marges – liefst per productgroep. Daarnaast is het verstandig om jezelf te vergelijken met andere bedrijven in je branche, dus zoek uit wat de kengetallen van jouw industrie zijn. Zit je in een nieuwe branche, kijk dan naar vergelijkbare branches en bedrijven. Je moet boven het gemiddelde uitkomen, stelt Blokpoel. “In het gemiddelde zijn de slechte èn goede bedrijven opgenomen, dus je wilt boven het gemiddelde zitten. Stel een hoog doel voor jezelf. En wees tevreden als je op tachtig of negentig procent van dat doel uitkomt, de realiteit is nou eenmaal weerbarstiger dan gemaakte plannen; zaken kunnen tegenvallen of langer duren en de wereld verandert om je heen.”

Als je investeert in groei of nieuwe producten en diensten in je bedrijf, is het goed om maandrapportages te maken, raadt Blokpoel aan. “Dan zie je snel verschuivingen in je bedrijf, zowel bij krimp als groei, en kun je sneller schakelen. Met de rapportages meet en bewaak je bovendien wat de positieve en negatieve consequenties zijn van de keuzes die je maakt voor je bedrijf.”

2: Maak een toegepast groeiplan

Volgende stap is om op basis van je cijfers en doelen een toegepast groeiplan op te zetten. Daarin zet je op een rij hoe je bedrijf er nu voor staat en waar je naartoe wilt. Wat ben je over drie jaar aan het doen, hoeveel klanten heb je dan, hoe ziet je businessmodel er dan uit? Dan kun je de stappen opstellen die ervoor nodig zijn om dat doel te bereiken, nu en later. Hoe scherp je je groeiplan insteekt, hangt af van je sector en wat jij persoonlijk wilt. Hoeveel risico ben je bereid te lopen? Zie je jouw bedrijf als een leuke manier om je vak uit te oefenen of werk je aan een bedrijf dat je straks wilt gaan verkopen?

Als je toewerkt naar verkoop, stel je winst- en waardedoelen op: wat wil je dat het bedrijf waard is over een paar jaar, en hoeveel winst wil je halen? Blokpoel: “Per sector verschilt het winstniveau dat normaal is, bijvoorbeeld ‘zes procent winst als percentage van de omzet’ of ‘tien procent EBITDA als percentage van de omzet’. Maar je kunt ook zelf toewerken naar tien procent winst, als je dat belangrijk vindt. Of je kiest ervoor dat je doel is om een bedrijf te hebben dat zonder jou verder kan over een paar jaar.”

3: Kijk vooruit naar omzetdips

Vooruitkijken is cruciaal voor bedrijven die investeren in groei, aldus Blokpoel. Veel omzetdips zijn te voorspellen, dus daar kun je jezelf op voorbereiden. Zo kun je onderzoeken wat de seizoenspatronen zijn in je branche – iets waar je zelf vaak pas na drie of vier jaar achterkomt – en moet je berekend zijn op het uitbetalen van het vakantiegeld, een beruchte dip in het jaar. “Zeker als je in het begin van het jaar nieuwe mensen hebt aangenomen. Dan zijn je lasten omhoog gegaan, moet je in mei vakantiegeld betalen en is er in juni en juli vaak ook nog minder omzet. Dan kom je de zomer uit met een achterstand, die lastig in te halen is. Helemaal als er ook nog tegenvallers zijn, zoals een klant die wegvalt of een medewerker die ziek wordt.”

4: Laat de accountant geen algemeen directeur zijn

Aansturen van je bedrijf moet je niet laten doen door boekhouders of fiscalisten, vindt Blokpoel. “Sommige ondernemers verwachten dat hun accountant de boekhouding controleert, maar ook advies geeft als er iets niet goed gaat. Maar een accountant ziet dat meestal pas laat en kan niet voor jou bepalen hoe jij je bedrijf strategisch aanstuurt.”

Terwijl dat juist cruciaal is, zeker als je bedrijf hard groeit. “Als je bedrijf structureel verandert, moet je snel kunnen bijsturen. Je moet monitoren hoe nieuwe producten of diensten het doen, door nieuwe posten aan te brengen in je administratie en key performance indicators (kpi’s) bij te houden, zoals hoeveel dagen debiteuren uitstaan en hoeveel herhaalaankopen klanten doen. Dan kun je zien wat nieuwe activiteiten je opleveren en kosten, en of je op schema loopt met je geplande budget.”

5: Monitor je cijfers

Heb je je cijfers eenmaal op orde, dan geeft dat rust en voldoening, met name in drukke investeringsperiodes waarin je minder winst maakt, weet Blokpoel. “Je kunt dan zien of de investeringen zich uitbetalen. Want als het goed is groeit de nieuwe omzet wel, terwijl je anders alleen de totale omzet ziet inzakken. Dat geeft rust.”

Daarnaast vormt een opgeruimde boekhouding een mooi uithangbord voor aandeelhouders, informal investors en de bank. “Je kunt dan makkelijker vertellen over je plannen. Als de bank ziet dat jij over goede managementinformatie beschikt, is dat een teken dat je goed weet wat je doet. Dan kun je vaak makkelijker en goedkoper financiering krijgen.”

Dagelijks de nieuwsbrief van Startups & Scaleups ontvangen?

E-mail *

Door je in te schrijven ga je akkoord met de algemene en privacyvoorwaarden.

Verstuur

Dit artikel is geschreven door

Redactie MT/Sprout

De redactie van MT/Sprout is altijd op zoek naar mooie verhalen over startups, scaleups, management en leiderschap. Tips, ideeën, aanbevelingen? Mail naar [email protected]