Gemiddeld genomen besteden we maar liefst 28 procent van onze tijd aan het beantwoorden en lezen van onze mail. Dit komt neer op meer dan 2 uur per dag, voor wie er een 8-urige werkdag op nahoudt. Kunnen we deze tijd niet efficiënter inzetten?
Dat wilde Matt Plummer van productiviteitsbureau Zarvana weleens weten. Met zijn team deed hij onderzoek naar hoe je minder tijd per dag kunt besteden aan je e-mail. Ze ontdekten dat je door slim te mailen al snel de helft van je mailtijd kunt besparen. Plummer beschrijft zijn bevindingen in een gisteren verschenen artikel op Harvard Business Review. We vatten zijn conclusies hieronder voor je samen.
1. Check eens per uur je mail
Uit onderzoek blijkt dat professionals hun mail gemiddeld genomen om de 37 minuten checken. Toch verwacht slechts 11 procent van hen binnen zo’n korte tijd een antwoord. Na enig rekenwerk concludeert Plummer dat dit obsessief je mail checken je dagelijks 21 minuten van je tijd kost. Dit kan slimmer, betoogt hij: check je mail eens per uur en trek er dan een paar minuten voor uit. Zet in de tussentijd je notificaties uit, zodat je niet continu herinnert wordt aan je mail.
2. Houd je inbox leeg
Een volle mailbox is slecht voor je productiviteit. Het kost je dagelijks namelijk 27 minuten van je tijd, ook al heb je alle mailtjes keurig gelezen. Het probleem zit hem erin dat je oude mails opnieuw gaat lezen, wat een automatisme wordt als je gelezen mails in je inbox laat staan. Doe dit dus niet: archiveer ze na het lezen direct.
3 Gebruik slechts twee folders
Archiveren moet je leren. Gebruik je een web aan folders, dan kost dit je 25 minuten van je dagelijkse tijd. Het zoeken naar mailtjes in folders is namelijk 9 procent trager dan gewoon zoeken met je zoekfunctie. Toch heb je folders nodig, om je inbox leeg te houden. Maak daarom slechts twee folders aan: één voor mails die je nog moet beantwoorden en één om afgewerkte mails te archiveren. Gebruik vervolgens gewoon je zoekfunctie met trefwoorden om oude mails terug te vinden.
4 Meld je af voor niet-relevante mailing
Iedereen kent ze: nieuwsbrieven die je nooit leest. In plaats van al die mails afzonderlijk te verwijderen, doe je er jezelf goed aan om je zo snel mogelijk af te melden voor die mails. Kun je je niet afmelden? Blokkeer het mailadres dan gewoon. Scheelt je dagelijks toch weer 8 minuten van je tijd.
Lees ook: Meer grip op je agenda en e-mail? Begin bij je werkweek, zegt deze medewerker van Blendle
