1. Bouw relaties met journalisten: beschouw journalisten als jouw vrienden. Jullie hebben een gemeenschappelijk belang: het nieuws. Een journalist is op zoek naar nieuws en jij wilt dat graag leveren.
2. Kies bewust: denk goed na over de media en journalisten met wie je samenwerkt. Bereik je jouw doelgroep wel via dit medium? Bovendien is er tegenwoordig meer te koop dan dagbladen, vakbladen en radio of televisie. Ook online media kunnen interessant zijn en dat geldt ook voor vloggers en bloggers.
3. Bereid je voor: het succes van woordvoering schuilt in de voorbereiding van het interview. Zorg dat je de vraagpunten kent en daarop de antwoorden formuleert. Denk ook na over mogelijke kritische vragen. En maak afspraken over het vooraf inzien van de publicatie. Bepaal voor jezelf het doel van het interview: wat wil je ermee bereiken?
4. Formuleer de kernboodschap: als je de vraagpunten kent en het doel van het interview hebt bepaald dan kun je ook een kernboodschap formuleren voor het gesprek. Ideaal is een korte pakkende soundbite. Denk daarbij aan de kop die je het liefst boven het artikel zou willen zien. Daarnaast is het goed om die boodschap te onderbouwen met ondersteunend bewijs! Zorg wel dat je in totaal niet meer dan drie boodschappen formuleert, want onderzoek heeft uitgewezen dat de ontvanger meer nieuws toch niet aankan.
5. Maak het relevant: zorg dat je jouw verhaal vertelt vanuit het perspectief van de lezer, luisteraar of kijker. Zij moeten het interessant vinden, geraakt worden en het liefst in beweging komen en contact met jouw bedrijf opnemen.
6. Spreek in voorbeelden: illustreer en onderbouw jouw verhaal met aansprekende voorbeelden. Die zeggen namelijk veel meer dan woorden alleen. Verhalen vertellen is aansprekend voor het publiek.
7. ‘Bridge’ naar jouw verhaal: wees in het gesprek met de journalist alert op momenten waarop je de brug kunt slaan naar jouw eigen verhaal. Natuurlijk zal je antwoord moeten geven op de vragen van de journalist, maar pak de regie waar je de kans krijgt en breng jouw boodschap waar dat kan.
8. Richt je op de ontvanger: laat je nooit afleiden door een -soms kritische- journalist. Uiteindelijk is alleen de ontvanger belangrijk voor je. Realiseer je dat slechte vragen niet bestaan, maar slechte antwoorden wel. Blijf dus vriendelijk en zorgvuldig jouw verhaal vertellen.
9. Slecht nieuws breng je zelf: natuurlijk wil je graag woordvoeren als je goed nieuws te melden hebt. Maar je zal er ook moeten staan als het een keer misgaat. Duik dus niet weg bij een crisis, maar vertel zelf jouw kant van het verhaal. En breng dat slechte nieuws zelf, voordat een journalist jou ermee confronteert. Je hebt dan nog de kans om zelf de ‘framing’ te doen van jouw verhaal. Bovendien toon je leiderschap en verantwoordelijkheid en daarmee dwing je respect af.
10. Blijf jezelf: de laatste tip en ook de allerbelangrijkste is dat je in woordvoering jezelf moet blijven. Authenticiteit is cruciaal. Spreek en gedraag je altijd zoals je ook gewoon bent te doen. Dat komt het beste over op het publiek.
Deze tips zijn afkomstig van Frank Peters, oprichter en eigenaar van VIRTUS Communications. Hij schreef onlangs het boek Mediatraining voor Iedereen met 46 praktijklessen voor perswoordvoering. Bestellen kan via Managementboek.nl.
