‘Beste redactie, Hierbij ontvangt u bijgevoegd persbericht over ons nieuwste product. Vriendelijke groet’.
Nog regelmatig verschijnen dit soort persberichten in de mailboxen van redacties en journalisten. Een klein deel van de ontvangers zal de moeite nemen het attachment op te slaan en het Word-document, of nog erger het PDF-bestand, te openen. Waarom een apart bestand versturen, als het ‘nieuws’ ook al in de tekst van de mail had kunnen staan?
Het is een van de meest gemaakte fouten bij het versturen van persberichten. Zonde. Zeker als je als ondernemer lang hebt gewerkt naar het moment waarop je je aan de buitenwereld presenteert. Dat moment zou een mijlpaal moeten zijn, met gratis publiciteit tot gevolg. Maar die free publicity krijg je niet als je persbericht niet in orde is.
We verzamelden de tien regels voor persberichten:
- Het nieuws bovenaan;
- Duidelijke onderwerpregel en kop;
- Persbericht in de tekst van de email;
- Pas de ontvangers aan per onderwerp;
- Geen marketingtaal en (vak)jargon;
- Wees (mobiel) bereikbaar;
- Spreek journalisten op de juiste toon aan;
- Het moet wel nieuws zijn;
- Maak een archief met eerdere persberichten;
- Gebruik het ‘bcc’-veld.
Hoe schrijf en verstuur je een persbericht op de beste manier? Pas de volgende gouden regels toe:
1. Het nieuws bovenaan
De structuur is essentieel, dit is de belangrijkste van de gouden regels voor een persbericht. Begin je persbericht met het belangrijkste nieuws samengevat in een korte lead van enkele zinnen. Het gebeurt nog te vaak dat het ‘echte’ nieuws verstopt zit ergens midden in het persbericht.
Zorg dat je geen belangrijke informatie vergeet te vermelden door na te gaan of je antwoord hebt gegeven op het klassieke rijtje vragen: wie? wat? waar? wanneer? waarom? en hoe? Maar wees zo kort en bondig mogelijk. Wil je meer vertellen en is je persbericht voor online publicatie? Link dan naar een pagina met meer informatie.
Denk eraan dat je bij het versturen van persberichten ook goed beeld meestuurt. Het grootste deel van het nieuws is tegenwoordig online en een Linkedin-update zonder (goed) plaatje gaat het echt niet meer redden. Laat het bij voorkeur goed beeld op een hoge resolutie zijn, een foto met mensen heeft de voorkeur. En stuur voor de zekerheid ook nog even je logo mee.
2. Duidelijke onderwerpregel en kop
Begin de onderwerpregel van je mail met ‘Persbericht:’ gevolgd door een goede kop die ‘triggert’, zodat het doel meteen duidelijk is en de ontvangers het willen lezen. Zet het nieuws in het kort in de titel van je mail. Laat daarbij overbodige woorden zoveel mogelijk weg, want: hoe korter, hoe beter.
Nog regelmatig komen er persberichten binnen met als subject slechts ‘Bericht voor de redactie’ of ‘Persbericht’. Ook fout: misleidende of grappig bedoelde koppen voor je persbericht. Redacteuren hebben het druk en dat betekent dat ze weinig tijd hebben om jouw persbericht te lezen. Het persbericht moet daarom een goede opbouw hebben en scanbaar zijn.
Beginnen met de kern is de eerste stap in het schrijven van een goed bericht. Een andere belangrijke in gouden regels serie voor een persbericht is het werken met tussenkopjes en een duidelijke alinea verdeling. Kort en bondig. Zo is in één oogopslag duidelijk of het bericht relevant is en hoeft de redacteur het bovendien niet te redigeren.
3. Persbericht in de tekst van de e-mail
Verstuur nooit een e-mail met het persbericht alleen als attachment. Journalisten hebben daar een gruwelijke hekel aan. Zet dus altijd ook de kale tekst van de persmededeling in de e-mail zelf, ook al doe je daar die prachtig vormgegeven PDF-versie bij. Gekleurde lettertypes of een gekleurde achtergrond in de mail zijn eveneens storend en zijn voor een kleurenblinde journalist (nog altijd 1 op twaalf mannen) niet of moeilijk te lezen.
Ook al zegt de ‘bedrijfsbrede huisstijl’ dat er in de mail een logo en een bepaalde opmaak moet, doe het niet in een persbericht. Journalisten moeten snel veel teksten kunnen doorscannen, zonder hindernissen. Bovendien wordt opgemaakte mail niet in ieder mailprogramma goed weergegeven.
4. Pas de ontvangers aan per onderwerp
Bepaal aan welke journalisten en media je je persbericht het beste kan versturen. E-mailadressen zijn te vinden in een colofon of een pagina met contactinformatie. Pas de ontvangers per onderwerp aan. Stuur dus geen berichten over een nieuwe kunstexpositie naar MT/Sprout.
De mailboxen van redacteuren puilen vaak uit van de berichten, dus je persbericht sneeuwt al snel onder. Zorg er daarom voor dat je werkt aan een persoonlijke perslijst. Leg contacten met redacteuren en journalisten en zorg ervoor dat je persbericht vervolgens in persoonlijke mailboxen terecht komt. Nummer 4 van de gouden regels voor een persbericht maakt de kans op publicatie van jouw bericht echt veel groter.
Journalisten die je al goed kent, kan je ruim van tevoren een persoonlijke mail sturen over het nieuws. Wil je je relatie met hen goed houden, dan willen ze je persbericht graag voor de ‘meute’ hebben.
5. Geen marketingtaal en (vak)jargon
Probeer niet te veel verkooptaal en vaktermen te gebruiken. Niet alle journalisten zijn op de hoogte van het jargon in een bepaald vakgebied. Marketingtaal is helemaal taboe.
Als je product of dienst zo ‘vernieuwend’, ‘innovatief’ of ‘uniek’ is, dan moet dat blijken uit de rest van het bericht, en kan je die woorden weglaten. En durf je toch te beweren dat iets innovatief is, toon dat dan ook meteen aan, onderbouw het met argumenten. Bijvoorbeeld door te vertellen wat een product anders maakt of wat er precies nieuw aan is.
En let er daarnaast op dat de persoonsvorm van het persbericht klopt. Je schrijf dus niet in de ‘we’-vorm, zoals: ‘We zijn bij MT bereikbaar voor meer informatie’. Maar je schrijft over jezelf, dus ‘MT is bereikbaar voor meer informatie’. Dat maakt dat de redacteur het bericht zo kan knippen en plakken en niet alle zinnen hoeft om te schrijven naar een andere persoonsvorm.
6. Wees (mobiel) bereikbaar
Persberichten moeten altijd eindigen met zoveel mogelijk contactgegevens van mensen aan wie journalisten vragen kunnen stellen. Zet daar altijd zowel vaste als mobiele telefoonnummers bij.
Let op: op de dag van versturen, moeten die mensen ook echt bereikbaar zijn. Nog vaak gebeurt het dat de contactpersonen onder een persbericht ‘toevallig’ op vakantie zijn of de hele dag in besprekingen zitten.
7. Spreek journalisten op de juiste toon aan
Gratis publiciteit is een gunst, dus spreek de journalisten altijd vriendelijk aan. Schrijf bijvoorbeeld nooit: ‘Voor directe plaatsing in uw tijdschrift’. Geen enkel serieus medium neemt een tekst van een persbericht klakkeloos over. Wie zelf de hele tekst wil bepalen, koopt maar een advertorial.
8. Het moet wel nieuws zijn
Misschien zou nummer 8 van de gouden regels voor een persbericht eigenlijk wel op nummer 1 moeten staan: stuur niet bij elk wissewasje een persbericht. Er moet wel nieuws zijn om te melden. De irritatie over een overkill aan persberichten van je bedrijf, kan er toe leiden dat als je wel een belangrijke mededeling hebt, deze ook niet meer wordt meegenomen. Dus: houd je een beetje in.
9. Maak een archief met eerdere persberichten
Zorg ervoor dat je aan het eind van het persbericht linkt naar een webarchief met eerdere persberichten. Journalisten die door een bericht interesse hebben, willen graag lezen welke mededelingen je recent nog meer hebt verstuurd. Bovendien is Google dol op persberichten, dus loont het sowieso ze allemaal op je bedrijfssite te zetten.
Zorg daarnaast voor logo’s en ander beeldmateriaal dat direct te downloaden is van de website. Verstuur geen persbericht met een foto van 6 mb.
10. Gebruik het ‘bcc’-veld
Zet nooit de e-mailadressen van journalisten en redacties in het ‘cc’-veld. Dan kunnen anderen zien wie het bericht nog meer heeft gekregen.
Zien journalisten daar heel veel andere media staan, dan denken ze eerder dat zij het niet meer hoeven te brengen, omdat de rest er ook al over gaat schrijven.
Bovendien is het vervelend de mailadressen van mensen ongevraagd bekend te maken. Gebruik dus altijd het ‘bcc’-veld, zodat de adressen van de ontvangers onzichtbaar blijven.
Het klinkt als een open deur, maar zoals bij alle tips geldt, ook deze fout komt nog bijna dagelijks voor.
Jouw persbericht of blog op mtsprout.nl? Kijk voor meer informatie bij ons PR & SEO pakket.
Vragen over een persbericht: dit zijn de tien gouden regels
Wat zijn de kenmerken van een goed persbericht?
Dit zijn de belangrijkste kenmerken van een goed persbericht:
- Een pakkende titel die uitnodigt tot lezen en meteen duidelijk maakt waar het over gaat.
- Een overzichtelijke structuur met alle belangrijke informatie in de eerste alinea en tussenkopjes die het makkelijk scanbaar maken.
- De tekst moet in de mail staan (niet alleen in de bijlage) en geschreven zijn in de derde persoon, zodat een redacteur het gemakkelijk kan overnemen.
- Vakjargon moet zoveel mogelijk worden vermeden.
- Een persbericht moet worden vergezeld door goed beeld, in hoge resolutie en het liefst met mensen erop.
Hoe schrijf je de pers / een redactie aan?
Redacteuren worden overladen met berichten. Zorg er dus voor dat:
- je alleen een persbericht verstuurt als het echt om nieuws gaat, anders irriteer je mogelijk redacteuren.
- je redacteuren zorgvuldig selecteert op basis van het onderwerp van het persbericht.
- je relaties gaat opbouwen met redacteuren en ze vriendelijk aanspreekt. Gratis publiciteit is namelijk een gunst.
- je redacteuren die je persoonlijk kent de mail stuurt, voordat je het naar de grotere groep stuurt.
- je alle redacteuren in het ‘bcc’-veld zet, zodat ze niet zien naar wie het allemaal nog meer wordt gestuurd.
- je mobiel bereikbaar bent wanneer redacteuren nog vragen / opmerkingen hebben.
Hoe lang mag een persbericht zijn?
Je dient een persbericht zo kort en bondig mogelijk te houden. Maak het in ieder geval niet langer dan 1 a4tje. Zorg voor een aansprekende en duidelijke kop en maak meteen aan het begin duidelijk waar het over gaat.
