Hybride werken als status quo? Dit zeggen de onderzoeken.

Persbericht - Werkgevers en HR managers hebben deze zomer hun handen vol. De organisaties die door de eerste fase van de crisis zijn gekomen zijn nu bezig met processen als het ”anderhalve-meter-kantoor”, structurele thuiswerk faciliteiten en ‘’reboarding’’. De onderzoeken vliegen ons om de oren, met positieve én negatieve signalen over thuiswerken. Maar wat is nu slim beleid en een succesvolle cultuurstrategie? Waar ligt de juiste werk-privé balans voor de medewerker? Hoe gaan teams hybride werken en toch productief en verbonden blijven? Onze Employee Happiness & Culture experts delen graag hun analyses en visie!

Recente cijfers over de werkbeleving tijdens thuiswerken

Om te beginnen zetten we enkele onderzoeksresultaten over (Nederlandse) medewerkers en thuiswerken op chronologische volgorde.

• 99% van de afstandswerkers wil dit gedeeltelijk kunnen blijven doen.
• 19% van afstandswerkers ervaart problemen met eenzaamheid.
• 22% ervaart problemen met afschakelen na een werkdag.

Buffer, State of Remote Work report, 2019

• 31% van de millennials ervaart het (fulltime) thuiswerken als onprettig in de beginfase van de coronapandemie in Nederland.
• Voor de oudere generaties ligt dat getal rond de 20%.

Enquête door zorgplatform OpenUp, 7 april 2020

• 49% wil na de coronacrisis (deels) vanuit huis blijven werken.
• 59% mist collega’s en 39% mist de verandering van omgeving, dit zijn de belangrijkste redenen om wel weer terug naar kantoor te willen.

Nationale Vacaturebank en Intermediair, 8 mei 2020

• Een meerderheid van 513 respondenten geeft aan dat face-to-face contact zeer belangrijk is voor werkplezier.
• 50% is deze interactie belangrijker gaan vinden tijdens deze pandemie.
• Bijna 50% is nu positiever over de potentie van thuiswerken, tegenover een kleine minderheid die negatiever is geworden.

Universiteit van Amsterdam, 12 mei 2020

• 54% werkt inmiddels weer op de plek waar hij/zij normaal ook werkt.
• 64% wil vaker thuiswerken na corona maar 57% mist collega’s.
• 23% geef aan thuis minder productief te zijn, terwijl 39% juist productiever is.

PROOF en Motivaction, 1 juli 2020

• 55% vindt op afstand vergaderen net zo productief als fysiek overleg.
• 36% ervaart problemen met een goede werk-privébalans.
• 17% heeft last van fysieke klachten, bijna 10% van psychische klachten.

Kennisinstituut voor Mobiliteitsbeleid, 21 juli 2020

• 60% van 800 Nederlandse senior managers geef aan dat door de coronacrisis processen versneld gedigitaliseerd zijn.
• Bijna 70% geeft aan dat er ook op langere termijn meer thuisgewerkt zal worden.

Nederlandse Innovatie Monitor, 27 juli 2020

Ook 2DAYSMOOD heeft onderzoek gedaan naar (thuis)werkgeluk vóór en tijdens corona. In het complete Werkgeluk Data Rapport hebben we wekelijks de stemming en werkbeleving van 2800 medewerkers en managers geanalyseerd. Het verplichte thuiswerken speel daarin een essentiële rol. Zo zien we dus over een langere periode, welke positieve en negatieve impact het thuiswerken heeft op werkgeluk en medewerkerstevredenheid. Daarnaast komen de belangrijkste factoren aan het licht, waarmee we (thuis)werkgeluk kunnen beïnvloeden.

• Tijdens de coronaperiode zijn we het minst tevreden over: werkdruk, werk-privé balans en verbinding met mensen.
• Het meest tevreden zijn we over: transparante communicatie, empathie en vertrouwen tussen leidinggevende en medewerkers.
• 26% heeft een bevlogen stemming (hoog in energie en plezier) tijdens werk in juli, vóór de coronamaatregelen was dit 32%.
• 22% ervaart ontevredenheid tijdens werk (stemmingen laag in energie en plezier), vóór de coronamaatregelen was dit 15%.
• Babyboomers lijken uiteindelijk het meeste last te hebben van de maatregelen. In juli 2020 ervaren zij zelfs meer ontevredenheid (24%) dan bevlogenheid (22%).

2DAYSMOOD Realtime Crisis Monitor

Wat zeggen de cijfers over hybride werken: is het voor iedereen?

Welke conclusies moeten we nu trekken uit al deze cijfers? We zien een duidelijke wens vanuit de medewerker om gedeeltelijk thuis te blijven werken, hybride dus. Echter, de redenen daarvoor en de gevolgen moeten niet onderschat worden, maar juist meer aandacht krijgen. De verschillen tussen medewerkers, managers en generaties zijn namelijk sterk aanwezig. Ook kunnen korte-termijn oplossingen op de langere termijn een ongewenst effect hebben.

Dit betekent dat een hoog niveau van werkgeluk in een hybride werksituatie moeilijk te realiseren is met een generalistische top-down aanpak. Als leidinggevende of HR zul je moeten onderzoeken welke afspraken nu op organisatie-, team- en medewerkerniveau gemaakt kunnen worden, en over een langere periode monitoren of het effect hiervan positief is. (Dat kan bijvoorbeeld met de pulse meetmethode van 2DAYSMOOD)

Om je te helpen bij de eerste aanpak hebben we samengevat welke voordelen we kunnen we meenemen in een hybride werksituatie, en welke valkuilen we kunnen omzeilen. Dit zijn de belangrijkste thema’s die je aandacht nodig hebben.

Vijf aandachtspunten bij hybride werken

1.     Werk en tijd indelen: autonomie vs. gebrek aan structuur

Een onderwerp dat met iedere nieuwe generatie op de arbeidsmarkt belangrijker is geworden, is autonomie. Dit gaat om de vrijheid die werknemers krijgen om hun eigen werk en tijd in te delen en daarbij het gevoel dat ze als werknemer vertrouwd en serieus worden genomen worden. Uit onderzoeken (pre-corona) zagen we dat meer dan de helft van de Nederlandse medewerkers een gebrek aan autonomie ervaarde. Opvallend is dat tijdens de coronaperiode dit onderwerp juist beter scoort. Mede door het thuiswerken ervaren medewerkers meer vertrouwen vanuit hun directe manager. In het onderzoek van 2DAYSMOOD heeft dit onderwerp de hoogste tevredenheidsscore. De stelling: ‘’Mijn directe manager gelooft dat ik mijn werk professioneel en met toewijding uitvoer’’ krijgt een van medewerkers een dikke 8. Volhouden dus deze mate van vertrouwen en autonomie! Óók als we niet thuiswerken, maar enkele dagen op kantoor zijn, zoals bij hybride werken.

Maar let wel op, een tegenhanger van autonomie is de behoefte aan structuur, verwachtingen en feedback. Zeker binnen specifieke groepen medewerkers kan die behoefte anders zijn. Denk aan de nieuwe generaties op de arbeidsmarkt, medewerkers die alleen wonen, of juist oudere generaties die het lastig vinden mee te gaan in vernieuwingen en het beste werk leveren door vaste patronen te volgen.

2.     Werk-privé balans: flexibiliteit vs. moeilijk afschakelen

Het thema werk-privé balans komt in dit bijzondere jaar duidelijk naar voren als een van de grootste uitdagingen. Genieten medewerkers van meer flexibiliteit, aandacht voor familie, of tijd voor hobby’s en beweging tijdens thuiswerken? Jazeker. Maar nu de persoonlijke leefomgeving tevens de professionele werkomgeving is geworden, is ‘uitschakelen’ na werk moeilijker, zo blijkt uit de bovengenoemde onderzoeken.

Ook missen we de verandering van omgeving, de externe prikkels die je nauwelijks krijgt in het thuiskantoor en het gevoel van voldoening dat je ervaart nadat je de kantoordeur achter je dichtgooit (en even de werkdag kan laten bezinken tijdens de reis terug naar huis). Dit zijn beslist factoren die op langere termijn de medewerkerstevredenheid beïnvloeden. Een kans bij een hybride werkcultuur is dat je deze nadelen kan verzachten. Je kunt medewerkers stimuleren meer eigenaarschap te nemen over een fijne werk-privé balans en de mogelijkheid bieden om wél weer regelmatig de kantooromgeving of collega’s op te zoeken.

Het gemis van het informele face-to-face contact met collega’s is herkenbaar voor de meerderheid van werkend Nederland. 

3.     Werkomstandigheden: productiviteit, focus en creativiteit

Het liefst zou iedere (HR) manager de werkomstandigheden van individuele medewerkers met een paar knoppen kunnen afstemmen op hun specifieke wensen. Maar zo werkt de realiteit niet. Aandacht voor de behoeften van teams, de unieke medewerker, en hen medeverantwoordelijk maken, dat is de enige manier om voor iedereen een gezonde, toekomstbestendige werkomgeving te creëren. We zien namelijk dat de meningen over de thuiswerkomgeving sterk verdeeld zijn. Hoe productief zijn werknemers thuis in vergelijking met op kantoor? Waar vinden medewerkers meer focus, creativiteit en motivatie? Hoe comfortabel is het thuiskantoor? Dit hangt bovendien af van de inhoud van iemands taken en de werkvorm die daar het beste bij past. In deze periode moet je het antwoord op dit soort vragen als HR of leidinggevende gewoon weten. Het is de basis van je cultuurverandering, en bovendien zijn gezonde werkomstandigheden een voorwaarde voor goede prestaties.

4.     Welzijn: werkdruk, verbinding en bevlogenheid

Meer dan ooit heeft de werksfeer die we dagelijks ervaren invloed op ons welzijn. Dat maakt dit onderwerp enorm belangrijk, want opgebrande of verzuimende medewerkers zorgen voor een situatie met alleen maar verliezers! Uit de verschillende onderzoeken blijkt bijvoorbeeld dat het thema verbinding met collega’s een prioriteit is. Het gemis van het informele face-to-face contact met collega’s is herkenbaar voor de meerderheid van werkend Nederland. Zeker als we op afstand blijven werken of kiezen voor een hybride vorm, moeten we anticiperen op de gevolgen van dit gemis.

We weten bijvoorbeeld dat mensen minder goed kunnen omgaan met stress als zij zich niet verbonden voelen. Ook ons gevoel van voldoening staat in relatie tot verbinding met collega’s, vrienden of familie. Wellicht zijn dit redenen die bijdragen aan het feit dat de werkdruk zeer slecht wordt beoordeeld in de afgelopen tijd van thuiswerken en sociale afstand. In schoolcijfers krijgt het onderwerp maar net een 5.

Tot slot signaleren we in de werkgeluk trendlijnen van 2DAYSMOOD dat bevlogenheid (positieve energie) van medewerkers en managers, sinds de uitbraak van het coronavirus tot op heden, geleidelijk afneemt en plaats maakt voor ontevredenheid.

Dus houd goed in de gaten of er een negatieve stemming of gebrek aan energie in je team(s) is. En is werkdruk daar de oorzaak van of zijn er andere factoren? Buiten een onprettige werksfeer, gaat dit ook ten koste van prestaties en de indruk die medewerkers achterlaten op (potentiële) klanten!

Door meer face-to-face contact krijg je wellicht meer grip op deze onderwerpen. Maar weer allemaal terug naar kantoor is niet per se de oplossing. Je kunt ook andere manieren onderzoeken waarop je medewerkerswelzijn, energie en verbinding hoog kunt houden in een werkcultuur op afstand. Zolang het maar aansluit op de behoeften van jouw medewerkers. Als zij zich niet kunnen vinden in de nieuwe cultuur kun je je afvragen hoe lang ze nog bij je organisatie blijven.

5.     Communicatie: empathie vs. eilandjescultuur

Een mooi ontwikkeling vanuit de coronaperiode is dat leidinggevenden beseffen dat werken op afstand vraagt om een ander soort communicatie. Er wordt frequenter, duidelijker en met meer openheid en empathie gecommuniceerd. Hierdoor ervaren medewerkers, juist in tijden van sociale afstand, een gevoel van saamhorigheid en veerkracht. Maar hoe ga je dit soort intensieve communicatie volhouden als andere zaken weer meer prioriteit krijgen? Wanneer kies je voor een virtuele vorm en wanneer face-to-face? Hoe interacteer je in groepen wanneer de helft op kantoor is en de helft thuis? Als je hier geen goede strategie en aanpak voor maakt, vormt communicatie bij hybride werken eerder een risico dan een sterkte. Dit vindt ook Future of Work Catalyst en oprichter van Hello Monday Club, Angelique Slob.

“Een hybride cultuur is voor veel bedrijven een logische vervolgstap, echter zullen veel groeiende en internationale organisaties op termijn merken dat dit lastig of zelfs problematisch kan zijn. Er ontstaan verschillende eilandjes in bedrijven: iedereen die volledig op afstand werken, volledig op kantoor, of collega’s die altijd op dezelfde dagen op kantoor zijn. Hierdoor krijg je meerdere communicatiestromen en bedrijfsculturen die niet goed ‘aligned’ zijn. Ter vergelijking, organisaties met meerdere locaties geven in deze periode juist aan veel efficiënter samen te werken nu iedereen op afstand werkt.

Een andere uitdaging bij een hybride werken is de gelijke behandeling van medewerkers. Iemand die veel meer thuiswerkt dan teamgenoten, of bepaalde dagen op kantoor mist waarop de leidinggevende aanwezig is, die loopt mogelijk een achterstand op. Dit kan gevolgen hebben voor het gevoel van verbondenheid, welzijn, maar ook voor prestaties of zelfs de kans op promotie.

Managers moeten er in ieder geval rekening mee houden dat bij elke tussenvorm die er ontstaat ook oplossingen gevonden moeten worden om valkuilen te ontwijken. Zeker omdat de gevolgen van verspreide communicatie of een eilandjescultuur soms pas op lange termijn zichtbaar worden.”

Checklist voor hybride werken

Ga jij met jouw organisatie of team het hybride werken uitproberen? Met deze nieuwe kennis hopen we jou als directeur of HR professional te helpen bij het vormen van een nieuw beleid. Belangrijk! Blijf altijd je medewerkers betrekken voor draagvlak en de grootste kans op een succesvolle cultuur vol (thuis)werkgeluk. Hoe vaak in de week willen zij thuis of op kantoor werken? Waar zijn ze productiever of creatiever?

De online Hybride Werken enquête van 2DAYSMOOD is het startpunt om de juiste balans te vinden en valkuilen (in meerdere teams) vroegtijdig te signaleren. Ook meet je continu hoe bevlogen, (on)tevreden of gestrest medewerkers zijn.

Wil je meteen aan de slag in je team? Gebruik dan de hybride werken checklist!